Purpose and Scope

This Data Retention and Disposal Policy addresses how a customer's data is retained and disposed of and to ensure this is carried out in a consistent manner. From time to time, Seatrobot may update this policy. This policy is guided by security requirements specific to Seatrobot including compliance with applicable laws and regulations.

This policy applies to all Seatrobot assets utilized by personnel acting on behalf of Seatrobot or accessing its applications, infrastructure, systems, or data. All personnel are required to read, accept, and follow all Seatrobot policies and plans.

Data Retention 

The time period for which Seatrobot must retain customer data depends on the purpose for which it is used. Seatrobot must retain customer data for as long as an account is active or in accordance with the agreement(s) between Seatrobot and the customer, unless Seatrobot is required by law or regulation to dispose of data earlier or retain data longer.

Data Disposal

Seatrobot must dispose of customer data within 30 days of a request by a current or former customer or in accordance with the Customer’s agreement(s) with Seatrobot. Seatrobot may retain and use data necessary for the contract such as proof of contract in order to comply with its legal obligations, resolve disputes, and enforce agreements. Seatrobot hosting and service providers are responsible for ensuring the removal of data from disks allocated to Seatrobot use before they are repurposed and the destruction of decommissioned hardware.

Only a limited number of Seatrobot employees should have access to delete customer data.

Upon employee or contractor termination, company-owned devices will be collected and sanitized prior to device re-issuance in accordance with NIST Guidelines for Media Sanitization (NIST S.P. 800-88 Rev. 1).

Exceptions

Seatrobot business needs, local situations, laws and regulations may occasionally call for an exception to this policy or any other Seatrobot policy. If an exception is needed, Seatrobot management will determine an acceptable alternative approach. 

Enforcement

Any violation of this policy or any other Seatrobot policy or procedure may result in disciplinary action, up to and including termination of employment. Seatrobot reserves the right to notify the appropriate law enforcement authorities of any unlawful activity and to cooperate in any investigation of such activity. Seatrobot does not consider conduct in violation of this policy to be within an employee’s or contractor’s course and scope of work.

Any employee or contractor who is requested to undertake an activity that he or she believes is in violation of this policy must provide a written or verbal complaint to his or her manager or any other manager of Seatrobot as soon as possible. 

The disciplinary process should also be used as a deterrent to prevent employees and contractors from violating organizational security policies and procedures, and any other security breaches.

Responsibility, Review, and Audit

Seatrobot reviews and updates its security policies and plans to maintain organizational security objectives and meet regulatory requirements at least annually.

This document is maintained by Jeff Carpenter.

This document was last updated on May 6, 2026.